Zavádění elektronické evidence tržeb je v plném proudu. Jaké konkrétní kroky to pro podnikatele a živnostníky znamená?
1. Zaevidování
Autentizace, registrace, certifikát – každý živnostník, jehož se povinnost EET týká, musí požádat o autentizační údaje (elektronicky či osobně na finančním úřadě), které použije k následné registraci zařízení; pro registrované zařízení získá podnikatel digitální certifikát – ten je nutno nainstalovat do zařízení (podrobný návod podává prezentace MF ČR – Obecné informace k elektronické evidenci tržeb).
2. Kontrola připojení k internetu
3. Nastavení pokladny tak, aby byla aktivně propojena s centrálním systémem
4. Odeslání údajů k evidenci a vystavení účtenky
Při každé prováděné transakci s hotovými penězi či platbou kartou odešle podnikatel datovou zprávu v předepsaném formátu finanční správě. Ta odešle zpět potvrzení o přijetí s unikátním, tzv. fiskálním identifikačním kódem (FIK). Podnikatel vystaví účtenku se všemi potřebnými údaji, kterou předá zákazníkovi. Evidenci dané tržby lze ověřit prostřednictvím webové aplikace finanční správy (platí pro obchodníka i zákazníka).
5. Kdy vystavit účtenku?
Podnikatel může zaevidovat tržbu a vystavit účtenku kdykoli před přijetím tržby, ale nejpozději při jejím uskutečnění. Např. při rozvozu jídla může podnikatel odeslat datovou zprávu s údaji o evidované tržbě správci daně a vystavit účtenku v provozovně předem a zákazníkovi účtenku předat v okamžiku přijetí platby za zboží.
6. Za co vystavit účtenku?
Evidují se hotovostní tržby nejen mezi podnikatelem a konečným zákazníkem, ale i hotovostní tržby od podnikatelů.
7. Je zákazník povinen účtenku přijmout?
Záleží čistě na zákazníkovi, zda účtenku přijme, či nikoli. Obsluha ji mu ale musí vždy nabídnout.
9. Formát účtenky
Zákon o evidenci tržeb neupravuje formu ani způsob předání účtenky zákazníkovi. Podnikatel může vystavit účtenku v tištěné podobě (ta je nejočekávanější), elektronicky, prostřednictvím e-mailu, nebo ji lze vypsat ručně – tržbu však vždy musí zaevidovat do centrálního systému.
10. Oprava chyby v odeslané účtence a vrácené zboží
Dojde-li k chybě, na pokladně se provede storno a do centrálního systému se tato položka odešle jako minusová. Storno režim se v systému EET použije i na vrácené zboží.
11. On-line režim
Podnikatel musí zaevidovat tržbu v momentu jejího přijetí online. V případě technického výpadku tak musí učit nejpozději do 48hodin.
12. Off-line režim
Kromě běžného režimu on-line evidence tržeb bude nastavený i způsob evidence při dočasném výpadku internetu a náhradní zjednodušená evidence v případě objektivně prokázané dlouhodobé nemožnosti evidovat on-line. V případě zjednodušeného provozu musí podnikatel vystavit zákazníkovi účtenku a přijatou tržbu zaevidovat nejpozději do 5 dnů.
13. Rizika nevydání účtenky
Vydat účtenku je povinností každého podnikatele. V případě, že tak neučiní, má zákazník možnost na portálu správce daně nahlásit nevydání účtenky. V takovém případě hrozí pokuta až do výše 500 000 Kč či dokonce až uzavření provozovny. Správní orgán bude v případě udílení sankcí vždy přihlížet ke konkrétním okolnostem.
14. Účtenková loterie
Je doplňkovým nástrojem, který má podpořit efektivitu EET. Měla by zákazníka k odebrání účtenky motivovat. Účtenka má totiž fungovat jako slosovatelný tiket, na který může zákazník vyhrát peněžitou výhrou. Lidové noviny podávají příměr se Slovenskem, kde výhra činila obvykle 10 000 eur, tj. asi 27 000 korun. V kompetenci ji bude mít Ministerstvo financí ČR a její zavedení plánuje na červenec 2017. Její definitivní podoba prozatím nebyla dojednána.
Jak vybrat správné pokladní řešení k EET
Stačí pouze aplikace, úprava softwaru registrační pokladny či je potřeba zakoupit nové zařízení jako komplet? Tuto otázku si živnostníci kladou nejčastěji. Je třeba se rozhodnout, jaká z nabízených možností vám nejlépe vyhovuje a jestli od ní požadujete i jiné funkce než samotnou evidenci a přenos potřebných dat pro státní správu a tak neinvestovat víc, než je nutné. Zároveň je možné si potřebné zařízení jen pronajmout.
Doporučená zařízení pro EET
V souvislosti s velkým množstvím dotazů živnostníků jaký hardware (HW) a software (SW) je nutné si pořídit, vznikl seznam doporučených zařízení (na etrzby.cz) a nabídka trhu digitálního řešení je opravdu široká.
- HW – kromě elektronické pokladny je možno využít osobní počítač, notebook, přenosný terminál, tablet či chytrý telefon s příslušným software a tiskárnu. Důležité je, aby zařízení bylo možné připojit k internetu. Velikost odesílaných dat má být dle vyjádření ministerstva financí malá, v řádech kB, proto není nutné mít k dispozici vysokorychlostní internet. Zároveň musí být připraveny pro instalaci vhodného operačního systému. Oblíbenou pokladní sestavou je často monitor s dotykovým displejem, praktický stojan, tiskárna účtenek s řezačkou nebo přenosný terminál. U tabletů a mobilních telefonů je nutno dbát na dostatečnou velikost a kvalitní rozlišení displeje.
- SW – možnosti softwarového vybavení a jeho variace jsou různorodé a zajímavé. Jsou buďto vyvinuty přímo pro pokladní sestavu, jiné jsou vyvinuty jako jednorázové aplikace pro přenosná zařízení (tablet, mobilní telefon) a prezentovány jako plnohodnotná náhrada pokladních systémů, tzv. freewarové řešení. Většinově jsou zpoplatněny měsíčním paušálem.
Pro živnostníky, kteří již zmiňovaná technická zařízení vlastní, je nutností zkontrolovat nastavený operační systém, který ve svých pokladních zařízeních používají. Na některých operačních systémech (např. Windows XP) totiž nemusí být EET provozuschopné. Je nutno se řídit doporučením výrobce či distributora.
Pokladní zařízení jste zakoupili již dříve? Aktualizujte software!
Ministerstvo financí nenařizuje přímo zakoupení registračních pokladen a vysvětluje, v čem je nový návrh on-line systému evidence výrazně výhodnější: V registračních pokladnách bylo možné provádět manipulaci s daty, tu již v nově nastaveném on-line systému EET provést nelze. Řada podnikatelů však registrační pokladny vlastní a k EET je lze použít. Je ale nutné aktualizovat používaný software.
Prioritně požadovanou funkcí registračních pokladen je nyní elektronická evidence tržeb (EET) a elementární obchodní funkce – obojí nabízí základní řada registračních pokladen. Softwarově vyvinutější řady pokladen potom kromě těchto dvou základních poskytují uživateli i fond dalších specializovaných funkcí, tedy rozšířené obchodní funkce s různými diferencemi, restaurační funkce, kalkulace včetně parametrů zadávání zákaznických slev, skladovací funkce a velmi potřebnou statistiku prodejů.
Jednotlivé registrační pokladny mohou být síťově napojeny na centrální sklad. Například prodejny s franšízovým konceptem si mohou díky takto vyvinuté registrační pokladně udržovat přehled o centrálních skladových zásobách, přes pokladnu provést přímou objednávku zboží a souhrnné údaje o prodeji denně odvádět jednoduše jako zkomprimovanou složku dat k centrální evidenci.
Speciální softwarové programy nabízí systém modulů, které je možno kupovat buďto jednotlivě, nebo jako komplex – pak může mít zákazník vše v jednom systému – EET i účetnictví, mzdy, kancelářskou agendu (fakturaci, korespondenci, daňová přiznání aj.) i skladové hospodářství.
Na systém obsluhy registračních pokladen si obecně uživatelé nestěžují a jejich pozici ulehčují i samotní prodejci tohoto zboží, neboť řada z nich nabízí zákazníkovi kompletní servis, tedy instalaci pokladny i školení k obsluze přímo na místě zákazníkovi provozovny. V případě dodatečně instalovaného podpůrného programu se zajisté osvědčí využít zdarma nabízené videonávody. Alternativou osobních konzultací je rovněž tzv. vzdálená správa – telefonicky či emailem lze kontaktovat technika společnosti, který se může vzdáleně připojit k vašemu počítači a poskytnout tak pomoc s právě řešeným problémem. Tato služba být může zpoplatněna, a to buď jednorázově, či paušálně.
